برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از سرپرستان و به خصوص مدیران را به خود اختصاص می دھد. آن ھم در دنیای امروز که باید زمان را به چشم کالایی گران قدر نگاه کرد. باید بدانید ھر حرکتی در جھت مدیریت ھدفمند و بھینه سازی مناسب آن به سود افراد و سازمان ھا می باشد و تمام ھزینه ھای مالی صورت گرفته برای آن چندین برابر به شما و سازمانتان باز خواھد گشت.
لذا استفاده از یک سیستم نرم افزاری جهت برگزاری جلسات مکانیزه که به صورت کاملا کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده ای در تسهیل
مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. سیستم الکترونیکی مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات، با نگاهی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان ها را آسان می نماید و می تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد درگیر باشد.
امروزه شرکت در جلسات به دلیل تعدد بالا و روزانه آن مخصوصا برای سرپرستان و مدیران یک مجموعه و سازمان، به امری عادی و پرتکرار شده تبدیل شده است. اما آیا این تعدد باید باعث شود تا از ارزش یک جلسه و تصمیماتی که در آن گرفته می شود غافل شد؟
ھمانطور که مشخص است، تشکیل این جلسات نه تنھا منجر به تبادل اطلاعات و اتخاذ تصمیمات مطلوب می شود بلکه تا اندازه بسیار زیادی به بھبود ارتباطات و درک متقابل واحدھا از ھمدیگر نیز کمک می کند. بالطبع این جلسه زمانی موفق می شود که تمام افراد حاضر در جلسه با ھدف انجام یک کار گروھی و پیش رفت ھمه، با ھدفی مشخص دور ھم جمع شده و به بحث، صحبت و ارائه نظرات و راھکارھای خود می پردازند.
از سوی دیگر نیاز به یک سامانه جامع و کامل مدیریت جلسات که بتواند تمام مراحل یک جلسه را از قبل از برگزاری جلسه، ارسال اطلاعات جلسه در قالب پیامک و ایمیل، ثبت الکترونیکی صورت جلسات و مصوبات جلسه و در نھایت نظارت بر نحوه اجرای مصوبات و گردش کار آن و ھمچنین ارائه گزارشات مربوطه را شامل شود، می تواند نقش بسیار مھم و ارزنده ای در تسھیل مدیریت سیستم جلسات داشته باشد. با گسترش دامنه فعالیتھای سازمانھا و افزایش تنوع آنھا، این نیاز شکل جدی تری به خود گرفته و تبدیل به یک اام میشود.
تشکیل جلسات یکی از کاربردی ترین مومات موسسات و شرکت هاست اما بیشترین گلایه مدیران از بی نظمی و عدم دست یابی به نتیجه در جلسات است . هر جلسه ای که در موسسه و سازمان شما به نتیجه نمیرسد در حقیقت بار مالی زیادی را به صورت نامحسوس به سیستم وارد میکند برای مثال فرض کنید در یک جلسه 2 ساعته برای حل مسائل فروش که متشکل از مدیر عامل ، مدیر فروش و چند تن از بازاریابان مجموعه تشکیل شده به صورت تقریبی 6 الی 8 نفر ساعت را در بر خواهد گرفت
نرم افزار مدیریت جلسات کهن که درواقع بخشی از برنامه مدیریت منابع سازمانی (ERP) است این امکان را به شما میدهد تا شما به کاربرانی که نام کاربری دارند را به جلسه دعوت نمایید کاربر موظف به تایید (که به منزله امضا ) و یا رد (درج توضیح اامی ) وضعیت خود را مشخص نمایید طبق این دعوت نامه زمان و مکان دقیق نیز به کاربر مورد نظر اطلاع داده می شود سیستم این امکان را به کاربران خواهد داد که بعد از تشکیل جلسه صورت جلسه را در قالب کار به هر یکی از کاربران ارجاع دهد طبق این شرایط صورت جلسه در قالب پروژه پیش خواهد رفت و به صورت آنی قابل پیگیری از مدیریت و مقام مسئول می باشد
• امکان درخواست تشکیل جلسه
• امکان تنظیم مکان و زمان جلسه
• امکان انتخاب دبیر و منشی جلسه
• امکان تعریف مکان جلسه
• امکان تنظیم صورت جلسه
• امکان مشاهده درخواست جلسه در کارتابل
• امکان تایید و رد حضور در جلسه
• اطلاع رسانی حضور در جلسه
• گزارش از صورت جسات
• گزارش جلسات
• گزارش حضور اعضایی حاضر در جلسه
• و.
1- مدیریت زمانی و مکانی بر جلسات 2- اطلاع رسانی دقیق و بموقع 3- اخذ تایید از کاربر که به منزله اطلاع و امضا است 4- کاهش تکرار صورت جلسه 5- مدیریت نفرات حاضر 6- الکترونیکی کردن صورت جلسه 7- درخواست جلسه از این طریق به صورت رسمی
درباره این سایت